Fatura eletrónica entre empresas: o que muda com o ViDA e em Portugal

Durante anos, "fatura eletrónica" quis dizer, na prática, um PDF enviado por email. Isso está a mudar. A União Europeia aprovou o pacote ViDA (VAT in the Digital Age), que torna a fatura eletrónica estruturada a regra nas operações entre empresas de países diferentes, e Portugal tem um calendário próprio para deixar de aceitar o PDF simples. Este artigo resume as datas e o que significam para o trabalho de um gabinete.

PDF não é o mesmo que fatura eletrónica estruturada

Um PDF é uma imagem da fatura: uma pessoa lê-a, mas um programa tem de "adivinhar" onde estão o NIF, as linhas e os totais. Uma fatura eletrónica estruturada é um ficheiro de dados (normalmente XML) em que cada campo tem um lugar fixo: fornecedor, adquirente, cada linha, cada taxa de IVA. Em Portugal, o formato de referência é o CIUS-PT, a versão portuguesa da norma europeia de faturação eletrónica (EN 16931), já obrigatória nas faturas para entidades públicas.

Para a contabilidade, a diferença é grande: um XML pode ser lido e validado automaticamente, sem erros de leitura.

O calendário do ViDA

O pacote ViDA foi aprovado formalmente pelo Conselho da UE a 11 de março de 2025 e publicado no Jornal Oficial a 25 de março de 2025. As datas principais:

E em Portugal?

Em Portugal, as faturas em PDF continuam a ser aceites como faturas eletrónicas durante um período de transição, que já foi prolongado várias vezes. Terminado esse período, uma fatura eletrónica que não seja enviada por EDI (por exemplo, um PDF) passa a ter de levar assinatura ou selo eletrónico qualificado.

• Lei em vigor: o PDF simples é aceite até 31 de dezembro de 2026.
• Proposta de Orçamento do Estado para 2027, entregue no Parlamento a 8 de outubro de 2026: prolongar a aceitação do PDF até 31 de dezembro de 2027.

A mesma proposta adia a entrega do SAF-T da contabilidade: em vez dos períodos de 2027 (com entrega em 2028), passaria a aplicar-se aos períodos de 2028 e seguintes, com entrega em 2029.

O que muda no dia a dia de um gabinete

• Mais XML, menos PDF e fotografias. Os clientes vão receber cada vez mais faturas em formato estruturado. Quanto mais cedo o gabinete as receber assim, menos tempo gasta a ler e a corrigir.
• Os dados chegam certos à primeira. Num XML, o NIF, as taxas e os totais vêm do sistema do fornecedor, e não de uma leitura. Os erros passam a estar nas decisões contabilísticas (que conta, quanto IVA dedutível), e não na transcrição.
• Prazos mais curtos nas operações europeias. A partir de 2030, nas operações com outros Estados-Membros, a informação chega às autoridades quase em tempo real. Diferenças entre o que foi comunicado e o que foi lançado ficam visíveis mais depressa.

O que o gabinete pode preparar já

1. Saber quais fornecedores já emitem XML. Os grandes fornecedores (energia, telecomunicações, combustíveis) costumam ter a opção de enviar a fatura em formato estruturado. Peça-o.
2. Centralizar a receção. Ter um único canal por cliente (uma caixa de email própria ou um link de envio) evita faturas perdidas em conversas e emails pessoais.
3. Confirmar que o software consegue importar. O ganho da fatura estruturada só aparece se os dados entrarem diretamente na contabilidade, sem voltar a ser escritos.
4. Acompanhar a votação do Orçamento. Para os clientes que emitem faturas em PDF, a data em que passam a precisar de assinatura qualificada define quando têm de mudar de programa de faturação ou de processo.