Como receber as faturas dos clientes sem andar atrás deles

Em muitos gabinetes, o fecho do mês começa com a mesma tarefa: reunir as faturas dos clientes. Chegam por email, por WhatsApp, em papel, em fotografias tremidas, umas repetidas e outras em falta. O tempo gasto aqui não é contabilidade, é recolha. Estas são as práticas que mais reduzem esse trabalho.

1. Um canal oficial por cliente

O problema raramente é o cliente não enviar, é enviar para sítios diferentes. Defina um único canal e comunique-o por escrito:

• Uma caixa de email só para faturas (por exemplo, faturas@gabinete.pt), separada do email geral e do email pessoal dos colaboradores.
• Um link de envio por cliente: o cliente abre o link no telemóvel, tira a fotografia ou escolhe o ficheiro, e a fatura chega já identificada, sem conta nem palavra-passe.

O WhatsApp é cómodo para o cliente, mas mistura faturas com conversas, não tem arquivo e depende do telemóvel de uma pessoa. Se for inevitável, combine que serve só para avisos, não para documentos.

2. Regras curtas, ditas uma vez

Uma mensagem no início da relação (e repetida em janeiro) evita a maior parte das idas e voltas:

• Prazo: as faturas de um mês até ao dia 5 do mês seguinte, por exemplo.
• Formato: sempre que o fornecedor o permita, o PDF ou XML original em vez de uma fotografia.
• Fotografias: a fatura inteira, sem dobras, com boa luz e legível.
• NIF da empresa em todas as faturas: sem ele, a despesa não conta para a empresa.

3. O e-fatura ajuda, mas não substitui o documento

O Portal e-fatura mostra as faturas comunicadas à Autoridade Tributária com o NIF do cliente, e é útil para saber o que deveria ter chegado. Mas não traz as linhas da fatura nem o documento, que são precisos para decidir a conta e o IVA dedutível de cada despesa. Use-o como lista de controlo: o que está no e-fatura e não chegou ao gabinete é o que falta pedir.

4. Verificar à chegada, não no fecho

Muitos problemas só são descobertos no fim do mês, quando já é tarde para pedir uma segunda via. Verifique cada fatura quando chega:

• o NIF do adquirente é o do cliente certo (e não o de um sócio ou de outra empresa do grupo);
• o NIF do fornecedor é válido;
• não é um duplicado de uma fatura já recebida por outro canal;
• as taxas de IVA existem (6%, 13% ou 23% no continente) e os totais batem certo;
• a fatura tem o ATCUD, obrigatório nas faturas desde 2023.

5. Saber, a cada momento, o que falta

Uma lista simples por cliente, com o número de documentos recebidos este mês e a data do último envio, mostra logo quem está atrasado. O lembrete ao cliente passa a ser uma mensagem concreta ("ainda não recebemos as faturas de outubro"), e não um pedido genérico.

Um exemplo de rotina mensal

1. Dia 1: mensagem aos clientes com o link de envio e o prazo.
2. Ao longo do mês: verificação de cada fatura à chegada; pedido imediato de segunda via quando há erros.
3. Dia 6: lembrete só aos clientes sem envios ou com faturas em falta no e-fatura.
4. Dia 10: lançamento das faturas recebidas e revisão das dúvidas.